“Esta reunión podría haber sido un mail”, es uno de los chistes más recurrentes del mundo laboral, tanto en épocas pre pandémicas como en la nueva normalidad, donde las incesantes llamadas de Zoom son parte de la rutina actual en casi todos los trabajos.
Lo cierto es que pocos estarían en desacuerdo con que hoy tenemos demasiadas reuniones de trabajo, y muchas veces muy mal administradas. No sólo resultan poco productivas, sino que quitan al empleado tiempo para realizar labores diarias en la franja horaria asignada.
En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo. Estos encuentros reducen la motivación e incrementan el estrés. De hecho, el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y el 47% afirma que no son realmente productivas.
Un artículo del MIT Sloan Management Review habla del “Síndrome de recuperación de reuniones”, que es ni más ni menos que el tiempo que necesita la gente para recuperarse mental y emocionalmente después de una mala reunión.
Steve Jobs, cofundador de Apple, leyenda de Silicon Valley y célebre por su mente práctica y sentido común, sabía exactamente cómo solucionar este problema de una manera muy sencilla. Él sabía perfectamente qué reuniones había que tener y cuáles eran innecesarias y por lo tanto había que eliminar.
A continuación, las tres reglas inspiradas en la metodología de Jobs para ser más eficientes con las reuniones laborales:
Mantener la lista de invitados corta, idealmente de tres a cinco personas
El razonamiento detrás de esta regla es que cuantas más personas participen en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que se llegue a un buen resultado. De hecho, se dice que Jobs rechazó una invitación del entonces presidente Barack Obama a una reunión de tecnología porque la lista de invitados era demasiado larga.
Otro factor clave de este punto es saber exactamente cuál será el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, no deberían participar. Para informar, se puede recibir una transcripción o una grabación después del hecho.
Que la agenda sea breve, de no más de tres puntos
El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. Con más de tres elementos en una agenda, es probable que se bifurque mucho la agenda y se termine hablando de cosas que no vienen al caso. Por eso se recomienda ser breve y asegurarse de que los tres puntos de la agenda estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
La duración de la reunión no debería ser más de 30 minutos
Si dura más, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación analítica y creativa por una cantidad de tiempo amplia. Por eso, hay que mantener estas reuniones breves y agrupar la información clave en fragmentos digeribles de uno a dos minutos.
Sheryl Sandberg, la directora de operaciones de Facebook fue más allá, y la mayoría de sus reuniones no duraban más de 10 minutos.
También hay que hacerse tres preguntas muy importantes para determinar si una reunión es realmente necesaria:
-¿Esta reunión requiere comentarios de otros o es solo informativa?
-Si necesito comentarios / sugerencias, ¿una reunión es una forma más eficaz de obtenerlos que un mensaje o un correo electrónico?
-¿Una reunión proporcionaría algo que un correo electrónico o mensaje no proporcionaría?
Si la respuesta es no a todas, quizás sea mejor mandar un mail.
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